Jeszcze kilka lat temu większość firm już na starcie swojej działalności przeznaczała jedno pomieszczenie w biurze pod archiwum. Jednak z biegiem czasu wszystko się zmieniło i widać, że tradycyjne archiwa są wypierane przez elektroniczne.
Czym jest to spowodowane? Dlaczego przedsiębiorcy tak chętnie stawiają na nowocześniejsze rozwiązania? Tego i kilku innych rzeczy dowiesz się z poniższego tekstu, więc koniecznie zapoznaj się z jego treścią!
Elektroniczne archiwum – o czym dokładnie mowa?
Elektroniczne archiwum to profesjonalne oprogramowanie, które zostało wprowadzone po to, by zapewnić wygodne przechowywanie i zarządzanie firmową dokumentacją. Nie ma w tym przypadku znaczenia branża, w jakiej działamy, czy wielkość biznesu.
Tak naprawdę elektroniczne archiwum jest dla każdego – od jednoosobowej działalności gospodarczej, po małą firmę, a na średniej wielkości przedsiębiorstwie i korporacji kończąc. Co ważne, elektroniczne archiwum pozwala nam przechowywać wiele różnych dokumentów, w tym na przykład umowy z klientami i partnerami biznesowymi, faktury, raporty finansowe i dokumentację związaną z zatrudnieniem pracowników.
Korzystać z nich możemy w dogodnym dla siebie miejscu i czasie. Potrzebne pliki wyszukamy po nazwie lub zawartości, będziemy mogli je też edytować lub udostępnić innym osobom nawet będąc poza firmą. Jedyne, czego potrzebujemy, to telefonu lub laptopa i specjalnego oprogramowania.
Elektroniczne archiwum – dlaczego cieszy się popularnością wśród przedsiębiorców?
Tak duże zainteresowanie elektronicznym archiwum wynika z wielu różnych czynników. Jednym z ważniejszych jest to, że możemy dowolnie zarządzać całą dokumentacją i to z dowolnego miejsca. Wystarczy tylko sięgnąć po odpowiednie oprogramowanie i połączyć je ze swoim telefonem, by mieć stały dostęp do archiwum nawet podczas zagranicznego wyjazdu.
Szybko wyszukamy potrzebne umowy, edytujemy projekt, udostępnimy fakturę klientowi lub odnotujemy wniosek urlopowy pracownika. Elektroniczne archiwum to też szansa na uporządkowanie kluczowych dokumentów i to bez obaw o ich bezpieczeństwo. Oprogramowanie zostało dopracowane pod każdym względem, więc nawet w czasie przesyłania kluczowych umów, czy projektów nie trzeba obawiać się o to, że trafią w niepowołane ręce.
Na pewno nie bez znaczenia pozostaje również to, że elektroniczne archiwum pozwala ograniczyć papierologię w firmie i zaoszczędzić dodatkową przestrzeń, ponieważ nie musimy marnować jej na przechowywanie dokumentów.
